Reglement Bea Awards 2012
Artikel 1: de deelnemers
1.1. De competitie staat open voor alle Belgische, Nederlandse en Luxemburgse rechtspersonen, natuurlijke personen en organisaties die in hoofdberoep evenementen organiseren.
Artikel 2: de cases
2.1. Komen in aanmerking voor deelname aan BEA 2012: alle events die waar ook ter wereld plaatsgevonden hebben tussen 01.10.2010 en 01.10.2011 (plus lang lopende campagnes gestart voor 01.10.2010 en eindigend op 01.10.2011).
2.2. Elke deelnemer mag maximaal 5 cases indienen.
Artikel 3: de BEA's
Elke case maakt kans op het winnen van een Golden, Silver of Bronze BEA-award.
Artikel 4: selectie-rondes
4.1. Een case bestaat uit:
deel 1 – voorselectie
Aan de hand van een life presentatie op 13.12.2011. Iedere deelnemer krijgt 15 min de tijd om zijn/haar case voor te stellen voor een 4-koppige vakjury. De criteria van de 2de ronde gelden ook hier.
Bij selectie :
deel 2 - een volledig ingevuld deelnameformulier dat per email ( Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. ) toegestuurd wordt voor 30.01.2012; één exemplaar in het Nederlands, één exemplaar in het Frans
deel 3 - een getekende goedkeuring van de opdrachtgever dat hij akkoord gaat met deze deelname aan de BEA (wordt eveneens per mail toegestuurd naar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien) voor 30.01.2012
deel 4 - alle bijlagen
een exemplaar van het reglement, getekend 'gelezen en goedgekeurd' (eveneens per email voor 30.01.2012)
digitale bijlages indien van toepassing (enkel per email doorsturen voor 30.01.2012)
niet-digitale bijlagen (mee te brengen tijdens de live jurering)
4.2. Mogelijke bijlagen zijn:
Lijst deelnemende bedrijven, flyers, affiches, persknipsels, radio/tv coverage, bedrijfskrant, foto's, video, briefing, debriefing, copies uit draaiboek, grondplan, samples, give-aways en gadgets en andere
deel 5 - de finale-ronde
Aan de hand van een life presentatie op 15 en 16.02.2012. Iedere deelnemer krijgt 60 min de tijd om zijn/haar case voor te stellen voor een 18-koppige vakjury.
Artikel 5: de jury
5.1. De voltallige jury is evenwichtig samengesteld uit Nederlands- en Franstaligen, mannen en vrouwen. In totaal zijn er 18 juryleden geselecteerd. Alle juryleden zijn 'EMA' members of collega's CEM's en dus van het allerhoogste niveau, aangevuld met 1 professor eventmarketing en 1 vakjournalist.
5.2. Bij elke plenaire sessie moet minstens de helft van het aantal juryleden aanwezig zijn.
5.3. Mensen/bedrijven die een case ingediend hebben, kunnen voor deze betrokken case geen jurylid zijn
5.4. De jury heeft een voorzitter en een ondervoorzitter, die beide hun stemrecht behouden en zorgen voor een vlotte gang van zaken tijdens de stemrondes. De voorzitter verbindt zich ertoe op alle sessies aanwezig te zijn, hetzij in eigen persoon, hetzij vertegenwoordigd door de ondervoorzitter.
Artikel 6: de beoordeling
6.1. De jury oordeelt op basis van volgende criteria:
- Creativiteit (90 punten)
- Logistieke invulling (80 punten)
- ROI (30 punten)
Totaal : 200 punten
Voorronde :
Het event dat aanspraak wil maken op een nominatie moet minstens 140/200 halen.
Finaleronde :
- De cases die tussen 140 en 159 punten scoren ontvangen een Bronze award
- De cases die tussen 160 en 175 punten scoren ontvangen een Silver award
- De cases die meer dan 175 punten scoren ontvangen een Golden award
6.2. Verloop jurering:
1. Na de afsluitdatum (24.11.2011) worden alle deelnemers uitgenodigd om hun case voor te stellen op 13.12.2011
2. De selectie-jury zal alle cases selecteren die het minimum halen voor de nominatieronde (140/200)
3. Tijdens deze plenaire zitting (15/16 februari 2012) kijkt de jury ook de volledige bijlagen in (video, foto's, slides, print¼), waarna ieder lid digitaal stemt. Iedere deelnemer krijgt 60 minuten om zijn case voor te stellen aan de voltallige jury. De genomineerden weten op 29.03 welke award ze in de wacht slepen. Enkel de organisatie, de regisseur(s) van het avondspektakel, de presentator(en) en de artiesten zullen de uiteindelijke uitslag op voorhand kennen.
Artikel 7: timing en procedure
- start inschrijvingen : 24.10.2011
- einde inschrijvingen : 24.11.2011
- voorselectie genomineerden : voor 13.12.2011
- insturen deelnameformulier 2de ronde (digitaal) : voor 30.01.2012
- live voorstelling cases : 15 en/of 16 februari 2012
- BEA awards : 29.03.2012
Artikel 8: deelname Formaliteiten
8.1. Het inschrijvingsformulier dient uiterlijk op 24.11.2011 per email toe te komen op het BEA-secretariaat ( Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien ). Het invullen en toesturen van het formulier geldt als officiële inschrijving en verplicht de deelnemer er toe de daaropvolgende factuur te betalen, ook bij latere niet-deelname.
8.2 De documenten voor de tweede ronde moeten voor 30.01.2012 worden ingestuurd via email. De bijlagen dienen te worden meegenomen op 15 en/of 16.02.2012
8.3. Elke case waarvoor de entry-fee niet is betaald voor 01.12.2011 kan door het comité geweigerd worden.
8.4. Handgeschreven formulieren worden geweigerd.
8.5. De deelname fee bedraagt 150 euro voor de inschrijving en een nominee fee van 250 euro (na selectie)
