Règlement Bea Awards 2012

Article 1: les participants

1.1. La compétition est ouverte à toutes les personnes juridiques, personnes naturelles et organisations belges, néerlandaises et luxembourgeoises dont l'activité professionnelle principale concerne l'organisation d'événements.

Article 2: les cases

2.1. Entrent en considération pour une participation aux BEA 2012: tous les événements organisés n'importe où dans le monde entre le 01.10.2010 et le 01.10.2011 (plus les campagnes de longue durée lancées avant le 01.10.2010 et se terminant le 01.10.2011).

22.2. Chaque participant peut présenter maximum 5 cases.

Article 3: les BEA

Chaque case est en lice pour remporter un BEA d'Or, d'Argent ou de Bronze.

Article 4: tours de sélection

4.1. Un case se compose de:

Partie 1 – présélection

Par le biais d'une présentation en live le 13.12.2011, chaque participant bénéficiera de 15 minutes pour présenter son case à un jury de 4 personnes. Les critères du 2ème tour s'appliquent également ici.

Pour la sélection:

Partie 2 – un formulaire de participation dûment complété envoyé par e-mail ( Cette adresse e-mail est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ) avant le 30.01.2012; un exemplaire en français, un exemplaire en néerlandais.

Partie 3 – une autorisation signée par le commanditaire stipulant qu'il donne son accord pour cette participation aux BEA (également à envoyer par e-mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. avant le 30.01.2012)

Partie 4 – ensemble des annexes

• un exemplaire du règlement signé et portant la mention 'lu et approuvé' (envoi par e-mail avant le 30.01.2012)
• annexes numériques (envoi par e-mail uniquement avant le 30.01.2012)
• annexes non-numériques (à apporter lors de la défense en live)

4.2. Annexes possibles:

Liste des entreprises participantes, flyers, affiches, coupures de presse, couverture radio/tv, journal d'entreprise, photos, vidéos, briefing, débriefing, copies du scénario, plan, samples, give-aways et gadgets, autres.

Partie 5 – le tour final

Par le biais d'une présentation en live les 15 et 16.02.2012, chaque participant bénéficiera de 60 minutes pour présenter son case au jury de 18 personnes.

Article 5: le jury

5.1. L'ensemble du jury est équitablement divisé entre néerlandophones et francophones, hommes et femmes. Au total, 18 personnes seront sélectionnées. Tous les membres du jury sont des membres ou des sympathisants 'EMA' et donc du plus haut niveau de compétence, plus 1 professeur en event marketing et 1 journaliste professionnel.

5.2. Pour chaque session plénière, la moitié du jury au minimum doit être présente.

5.3. Les personnes/entreprises ayant introduit un case ne peuvent être membres du jury pour le case concerné.

5.4. Le jury comprend un président et un vice-président, qui conservent tous deux leur droit de vote et qui assurent la fluidité du déroulement des tours de vote. Le président s'engage à être présent à toutes les sessions, que ce soit en personne ou représenté par le vice-président.

Article 6: l'évaluation

6.1. Le jury évaluera les cases sur base des critères suivants:

• Créativité (90 points)
• Logistique (80 points)
• ROI (30 points)

Total: 200 points

Tour de nomination:

Afin d'entrer en ligne de compte pour une nomination, les événements doivent obtenir minimum 140/200.

Tour final:

• Les cases obtenant entre 140 et 159 points recevront un BEA de Bronze
• Les cases obtenant entre 160 et 175 points recevront une BEA d'Argent
• Les cases obtenant plus de 175 points recevront un BEA d'Or

6.2. Déroulement des délibérations:

1. Après la date de clôture (24.11.2011), tous les participants seront invités à venir présneter leur case le 13.12.2011.

2. Le jury sélectionnera tous les cases ayant obtenu le score minimum pour être nominé (140/200).

3. Durant cette séance plénière (15/16 février 2012), le jury examinera également l'ensemble des annexes (vidéos, photos, slides, documents...), après quoi chaque membre complètera son formulaire de vote numérique. Chaque participant disposera de 60 minutes pour présenter son case à l'ensemble du jury. Les nominés sauront le 29.03.2012 quel award leur sera décerné. Seuls les organisateurs, le(s) régisseur(s) du spectacle de la soirée, le(s) présentateur(s) et les artistes connaîtront le résultat final à l'avance.

Article 7: timing et procédure

• début des inscriptions: 24.10.2011
• fin des inscriptions: 24.11.2011
• présélection des nominés: avant le 13.12.2011
• envoi du formulaire d'inscription pour le second tour (numérique): avant le 30.01.2012
• présentation en live des cases: 15 et/ou 16 février 2012
• BEA awards: 29.03.2012

Article 8: formalités de participation

8.1. Le formulaire d'inscription doit parvenir au secrétariat des BEA le 24.11.2011 au plus tard au secrétariat des BEA, par e-mail ( Cette adresse e-mail est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ). Un formulaire complété et envoyé a valeur d'inscription officielle et contraint le participant à payer la facture qui suivra cette inscription, même en cas d'une non-participation ultérieure.

8.2 Les documents pour le second tour doivent être envoyés par e-mail avant le 30.01.2012. Les annexes doivent être emmenées les 15 et/ou 16.02.2012.

8.3. Chaque case pour lequel l'entry-fee n'aura pas été payé avant le 01.12.2011 pourra être refusé par le comité.

8.4. Les formulaires manuscrits seront refusés.

8.5. L'entry-fee s'élève à 150 euros avant l'inscription, et le nominee-fee à 250 euros (après sélection)